triple-o.gr structure and workflow

Το Triple-o.gr είναι μια online SaaS platforms όπου συνδέονται οι επιχειρήσεις με δικό τους account και dashboard μέσω του οποίου διαχειρίζονται τους προμηθευτές τους, τους πελάτες τους και τις προσφορές/παραγγελίες μεταξύ τους καθώς και τις πληρωμές και την εξέλιξη της παραγγελίας. 

Κάθε επιχείρηση μπορεί να έχει και τους 2 ρόλους, και προμηθευτής και πελάτης. Για παράδειγμα, έχουμε τις παρακάτω κατηγορίες: Έμπορος ξυλείας, Επιπλοποιός, Πολιτικός μηχανικός, Ιδιοκτήτης πολυκατοικίας. Ε έμπορος ξυλείας εγγράφεται και είναι μόνο προμηθευτής οπότε καταχωρεί μόνο πελάτες (υποθέτουμε ότι κόβει τα ξύλα μόνος του οπότε είναι και ο πρωτογενής τομέας παραγωγής, δεν έχει προμηθευτή για την ξυλεία, μπορεί όμως να έχει προμηθευτή για τα καύσιμα, τον εξοπλισμό κλπ αλλά για το παράδειγμα τον θεωρούμε ως την αρχική γραμμή παραγωγής). Ο Επιπλοποιός εγγράφεται και δημιουργεί προμηθευτή τον έμπορο ξυλείας και πελάτη τον πολιτικό μηχανικό. Ο πολιτικός μηχανικός εγγράφεται και καταχωρεί προμηθευτή τον Επιπλοποιό και πελάτη τον Ιδιοκτήτη πολυκατοικίας. Ο ιδιοκτήτης πολυκατοικίας είναι ο τελικός αποδέκτης στην αλυσίδα της διαδικασίας οπότε αφού δεν έχει πελάτη δεν εγγράφεται στην πλατφόρμα. 

Το workflow είναι:
Κάθε επιχείρηση που είναι και προμηθευτής δημιουργεί τον τιμοκατάλογο με τα προϊόντα και τις υπηρεσίες. Κάθε επιχείρηση/πελάτης που θέλει ένα προϊόν, κάνει αίτημα προσφοράς στον προμηθευτή του. Αν ο προμηθευτής έχει δώσει στον πελάτη δικαιώματα προβολής του τιμοκαταλόγου, ο πελάτης μπορεί να δημιουργήσει αίτημα άμεσης παραγγελίας επιλέγοντας τα προϊόντα από τον τιμοκατάλογο παρακάμπτοντας το στάδιο της προσφοράς. Ο προμηθευτής του βλέπει στο σύστημα την παραγγελία και ξεκινάει τη διαδικασία παραγωγής του προϊόντος. Θα έχει τη δυνατότητα να δημιουργήσει τα διάφορα εξελικτικά στάδια της παραγωγής ώστε να ελέγχει σε ποιο στάδιο βρίσκεται η παραγωγική διαδικασία. Για κάθε στάδιο που ολοκληρώνει, αν θέλει μέσα από το σύστημα θα μπορεί να στείλει σχετική ενημέρωση στον πελάτη μέσα στην καρτέλα του εφόσον έχει και ο πελάτης λογαριασμό στην πλατφόρμα ή και με email. Οπότε, ένα πραγματικό παράδειγμα είναι το παρακάτω.
Ο ιδιοκτήτης πολυκατοικίας ζητάει από έναν μηχανικό να του φτιάξει την πολυκατοικία. Ο μηχανικός, πρέπει να πάρει μία προσφορά από έναν επιπλοποιό οπότε ή ζητάει προσφορά με email στον επιπλοποιό ή αν έχει εγγραφεί στην πλατφόρμα στέλνει εσωτερικό αίτημα προσφοράς ή αν έχει δικαίωμα στον τιμοκατάλογο βάζει κατευθείαν παραγγελία. Εδώ θα υπάρχει μια διπλή επιλογή, παραγγελία με εκκρεμότητα αποδοχής (βάσει χρονοδιαγράμματος και διαθεσιμότητας) ή άμεση παραγγελία εφόσον είναι προϊόντα ετοιμοπαράδοτα και υπάρχουν διαθέσιμα προς αποστολή. Ο επιπλοποιός βλέπει το αίτημα της προσφοράς ή την παραγγελία και αναλόγως κάνει τις παρακάτω ενέργειες: Αν έχει πρόσβαση στον τιμοκατάλογο του εμπόρου ξυλείας (προμηθευτή) βάζει άμεσα την παραγγελία. Αν όχι κάνει αίτημα προσφοράς. Ο προμηθευτή του απαντάει με την προσφορά και αν την αποδεχτεί τότε η προσφορά μετατρέπεται σε παραγγελία προς τον προμηθευτή. Με τη σειρά του, η προσφορά προ τον πελάτη του μηχανικό γίνεται από προσφορά παραγγελία και ξεκινάει τη διαδικασία επεξεργασίας της παραγγελίας μέχρι να παραδοθεί. Σε γενικές γραμμές, από τον ιδιοκτήτη πολυκατοικίας μέχρι τον έμπορο ξυλείας παρεμβάλλονται στάδια προσφοράς-παραγγελίας-εργασίας (offer-order-operate που είναι και το triple-o). 

Κάθε προμηθευτής, θα στέλνει ένα proforma invoice για πληρωμή ώστε ο πελάτης να πληρώνει απευθείας στην τράπεζά του. Δεν θα παίρνω προμήθεια από τις πληρωμές. 

Η πλατφόρμα θα βγάζει χρήματα με 2 τρόπους. Ο βασικός είναι η ετήσια συνδρομή π.χ. 240€. Με τη συνδρομή αυτή ο χρήστης θα έχει μέχρι και 20 π.χ. παραγγελίες δωρεάν τον μήνα. Αν κάνει 15 δεν μεταφέρονται στον επόμενο μήνα. Αν υπερβεί τις 20 παραγγελίες τον μήνα, ένας έξυπνος αλγόριθμος θα υπολογίζει στο τέλος του μήνα τον όγκο των παραγγελιών και τον αντίστοιχο τζίρο και από έναν πίνακα με fee rules με κλίμακα ποσών και min/max charge θα υπολογίζει το κόστος χρήσης της πλατφόρμας για τις επιπλέον παραγγελίες. Για παράδειγμα τα extra charge rules θα είναι: 500€>τζίρος μήνα<€10.000 min/max charges €5-€15. €10.001>τζίρος μήνα<€50.000 min/max charges €15-30€ €51.000>τζίρος μήνα< όσο πάει min/max charges €30-€50, με βάση αυτούς τους κανόνες ο αλγόριθμος θα υπολογίζει το σύνολο των επιπλέον παραγγελιών (άνω των 20 δωρεάν) και θα χρεώνει τον tenant μηνιαίως ανά παραγγελία. Αν δηλαδή κάνει 70 παραγγελίες τον μήνα με τζίρο €3.500 θα χρεώνει π.χ. €6 επιπλέον τον tenant, αν κάνει 5 παραγγελίες με τζίρο €14.000 θα χρεώσει π.χ. €16,  δηλαδή θα υπολογίζει το σύνολο των παραγγελιών και τον τζίρο για να βρίσκει πόσο συχνά χρησιμοποιείται η πλατφόρμα και θα χρεώνει αναλόγως μέσα στα min/max.


Η λειτουργία της πλατφόρμας θα είναι στο subdomain control.triple-o.gr όπου θα υπάρχει ξεχωριστό dashboard για τον admin π.χ. control.triple-o.gr/adminaccess που θα βλέπει όλους τους tenants και τα στατιστικά για τις συνδρομές, επιπλέον χρεώσεις παραγγελιών, σύνολο παραγγελιών, σύνολο προσφορών, τιμολόγια προς tenants για πληρωμές, ιστορικό πληρωμών κλπ. Δεν θα βλέπει τα οικονομικά στοιχεία των πελατών, δηλαδή τους τζίρους τους μέσα από την πλατφόρμα, μόνο ό,τι θα αφορά πληρωμές από tenants προς την πλατφόρμα κλπ. Οι tenants θα έχουν δικό τους dashboard π.χ. control.triple-o.gr/backend που θα διαχειρίζονται όλα τα δεδομένα τους. Προσοχή, ο τιμοκατάλογος του καθενός θα μπορεί να είναι visible σε όσους tenant έχουν δώσει την απαραίτητη πρόσβαση ώστε να μπορούν να δημιουργούν απευθείας παραγγελίες μέσα από το dashboard του ο καθένας.